CRISTIN er det nye felles forskningsdokumentasjonssystemet i Norge. Dette er i all hovedsak basert på systemet FRIDA som de fire store universitetene og en del andre institusjoner allerede har anvendt i flere år. For 2010 fikk også alle institusjoner som til nå har anvendt Forskdok pålegg om at årets rapportering skulle skje via CRISTIN. Dette forutsatte at alle data som var registrert i Forskdok inntil utgangen av januar 2011 skulle importeres til det nye systemet. Vi ble forespeilet at dette skulle skje i løpet av februar og at datakvaliteten skulle være såpass god at den videre prosedyre med godkjenning og rapportering nærmest skulle være en ekspedisjonssak. I tillegg var fristen for rapportering utvidet til 1.april, noe som tilsynelatende virket overkommelig under disse forutsetninger.
Da resultatet av importen av data forelå den 7.mars, viste det seg imidlertid at dette ikke ville bli tilfelle. For de ca. 550 postene som skulle rapporteres fra oss var det slik:
- Samtlige forfatteradresser måtte sjekkes og korrigeres manuelt
- Alle antologiartikler/bokkapitler var knyttet til galt dokument og måtte rettes manuelt og i veldig mange tilfeller registreres fra bunnen av. Dette var blant annet et resultat av at CRISTIN ikke hadde greid å identifisere ISBN(!)
- I tillegg var det mindre alvorlige feil som forfatterrekkefølge, sidetall og lignende .
I lys av dette ba flere av Forskdok-institusjonene Departementet om en noe utvidet frist for å ha en fair sjanse til å få kvalitet-sikret dataene. Vi fikk blankt avslag med henvisning til et etatsstyringsmøte hvor disse øyensynlig var viktige! Om de var gale spilte kanskje ingen rolle?
Det store problemet var at NVI-data ikke kunne synliggjøres i CRISTIN før omkring ei uke før rapporteringsfristen den 1.april. Det var først da biblioteket - etter å ha lagt ned temmelig mange arbeidstimer - hadde greid å få orden på det rotet som var oppstått under importen.
I tillegg til at dette blir alt for snau tid for enheter og ansatte til å gå sine registreringer etter i sømmene, ble alle data som var delt av flere institusjoner en utfordring.
For hver korreksjon som blir foretatt av en institusjon må bidragene godkjennes på nytt av de øvrige. CRISTIN tillater av en eller annen merkelig grunn heller ikke at vi angir korrekt (eller riktigere: detaljert) institusjonstilknytning for forfattere fra institusjoner utenfor. Dette avstedkommer jo mye fram og tilbake med korrigering/godkjenning. Det har også oppstått feil med kobling eller sletting av dubletter. Eksempelvis kunne poster hvor våre ansatte hadde korrekt adresse bli erstattet av registreringer hvor så ikke var tilfelle.
Man kan også stille spørsmål ved hvor god søkbarheten er i CRISTIN. Og verken vi superbrukere eller de ansatte har hatt mer enn noen uker til å sette seg inn i systemet. I tillegg opplever man at forfatter-registeret (basert på import fra SAP) omtrent lever sitt eget liv med hensyn til hvorledes forfatter-navn er representert. Det er flere eksempler på at man ved søk ikke har fått treff på sedvanlig skrivemåte og CRISTIN gir i disse tilfellene heller ikke forslag til alternativer.
Jeg har fått en del henvendelser etter at rapporteringsfristen gikk ut om publikasjoner som mangler eller hvor det foreligger feil. Med utgangspunkt i den situasjonen som oppstod i år, burde KD selvsagt ha gitt oss anledning til å sende inne en korrigert og supplert fil. Men det er dessverre ingen tegn på at dette vil skje.
Tord Augland 11.april 2011
